مدیریت زمان در بستر فناوری

مدیریت زمان در بستر فناوری

نویسندگان: سید مصطفی رضوی و احمدرضا قاسمی(۱۳۹۴)

انتشارات: دفتر پژوهش‌های فرهنگی

به موازات گسترش و پیچیده شدن سازمان‌ها و محدود شدن منابع مالی و فیزیکی آن‌ها اهمیت مدیریت بیش از گذشته احساس شده و تخصیص بهینه منابع پنج‌گانه سازمانی مشتمل بر منابع سرمایه‌ای، کالبدی، انسانی، اطلاعاتی و زمان به گونه‌ای که بهره‌وری بیشتری برای سازمان به ارمغان آورد، روز به روز حاد‌تر می‌شود(مکنزی، ۱۹۹۳). شاید مهم‌ترین دارایی هر فرد، گروه، سازمان یا ملتی زمان‌ ایشان باشد. ارزش و جایگاه زمان به نحوی است که فردی یافت نمی‌شود که خواهان گذر به گذشته برای انجام امور باشد. وقفه‌ای هر چند کوچک در صنایع بزرگ(نظیر پتروشیمی، پالایشگاه‌ها و…) با خطوط پیوسته، ضرری چند ده میلیارد ریالی را به بار می‌آورد.

هر لحظه از زمانی را که هر فرد به نحو مطلوبی از آن استفاده نمی‌کند گوهر گران بهایی است که هرگز نمی‌توان جایگزینی برای آن یافت و یا از بین رفتن آن را به تأخیر انداخت. هرچند مهم‌ترین هدف از مدیریت زمان افزایش بهره‌وری است. اما این امر الزاماً به معنای پرداختن تنها به امور کاری نیست با بهره‌گیری مناسب از زمان در دسترس شما ضمن کسب موفقیت‌هایی شغلی و حرفه‌‌ای بخشی از آن را می‌توانید صرف علایق شخصی و خانوادگی کنید. بنابراین ایجاد توازن در زندگی خصوصی و حرفه‌ای هدفی به مراتب والاتر از کسب درآمد و موفقیت حرفه‌ای است. از این رو مهم‌ترین‌ انگیزه نویسندگان یافتن راهکاری برای بهره‌گیری بهتر از زندگی خودشان بوده‌است.

پس از رشد صنعت و ایجاد تکنولوژی‌های مختلف، زمان نقش مهم و ویژه‌ای پیدا کرد چرا که یک کالا بر حسب نیاز تولید می‌شد و برآورد قیمت آن تحت تأثیر زمان مصرف شده در تولید آن قرار می‌گرفت. همچنین قیمت هر کالا در زمان‌های مختلف و با توجه به شرایط و مقتضیات مختلف از جمله عرضه و تقاضا تغییر می‌یافت. این مهم در کشورهای پیشرفته که دارای صنایع مختلف توسعه یابنده بودند به شکل بارزتری مطرح گردید. نمونه بارز این کشورها آلمان، ژاپن و کره هستند که بعد از جنگ جهانی دوم، شاغلان در آن کشورها به صورت سه نوبت به کار و تلاش مشغول شدند زیرا خواستار اقتصادی پویا بوده‌اند. در این کشورها شبانه‌روز به سه بخش تقسیم گردید(۸ ساعت کار، ۸ ساعت تفریح و ۸ ساعت خواب). البته گاهی یکی بر دیگری پیشی و یا بیشی می‌گرفت و در صورت نیاز، مدت زمان کار به ۱۲ ساعت و یا بیشتر افزایش می‌یافت.

متأسفانه در کشور ما از زمان به نحو مناسبی بهره‌گیری نشده و اتلاف زمان در زندگی خصوصی افراد تا مراکز و سازمان‌ها و صنایع به وفور تداوم یافته‌است. به طوری که علی‌رغم بهبود شرایط زندگی هنوز فرهنگ استفاده صحیح از زمان در کشور نهادینه نشده است و میلیون‌ها ساعت زمان ایرانیان در هر شبانه‌روز بیهوده مصرف می‌شود. لازم به ذکر است در قیاس با سایر کشور‌ها، تعداد تعطیلی‌های سالیانه در ایران کمتر از سایر کشور‌های جهان است. همچنین به لحاظ زمان مفید کاری در جایگاه سوم کم‌ترین زمان مفید کاری صرف شده است. بنابراین هدف این کتاب آن است که با بازنمایی مفهوم مدیریت زمان، ضمن پاسخگویی به تناقض‌های و موانع پیش‌روی افراد، مدیریت زمان به شکلی علمی در قالب راهکار‌های مدون در جهت برون‌رفت از این تنگنا‌ها ارایه شود. بدین منظور مطالب در دو بخش کلی تنظیم شده است.

بخش نخست کتاب اختصاص به چیستی و چرایی و بخش دوم به چگونگی مدیریت زمان اختصاص دارد. متأسفانه طی سالیان اخیر برخی با شعار اینکه مدیریت اقیانوسی به عمق یک سانتیمتر است؛ از پرداختن به مبانی علمی و نظری مباحث احتراز کرده‌اند. عدم وجود ژرف‌اندیشی در مباحث مدیریت عاملی است که ممکن است کارآمدی و توانمندی این علم در عرصه عمل بکاهد. از این رو ما در بخش نخست سعی با گذر از چهارچوب‌های متعارف سعی در نگاهی عمیق‌تر به مقوله مدیریت زمان داشته‌ایم. با این حال همچنان به مکتب عمل‌گرایی در مدیریت متعهد بوده‌ایم چرا که حجم و محتوای اصلی مدیریت زمان به چگونگی و بیان راهکار‌ها مختلف از دیدگاه صاحب‌نظران علوم مختلف است.

در فصل نخست مفهوم مدیریت، مدیریت زمان، اصول و قضایای حاکم بر مدیریت زمان و فرایند‌های مرتبط معرفی می‌شود. فصل دوم به بررسی چرایی مدیریت زمان می‌پردازد. به دیگر سخن در این فصل به بررسی آسیب‌ها و علل عدم مدیریت زمان پرداخته شده‌است. در این رهگذر سعی بر آن است که موانع مدیریت زمان در سه سطح فردی، گروهی و سازمانی مورد بررسی قرار گیرد.

بخش دوم کتاب، در بر دارنده پنج فصل‌ است و بخش اعظم کتاب را به خود اختصاص داده، معرف چگونگی مدیریت زمان است. در فصل سوم به بیان دیدگاه مدیریت علمی و مهندسی صنایع پیرامون چگونگی مدیریت زمان پرداخته‌ایم. این فصل در بردارنده روش‌های کارسنجی(روش سنجی و زمان‌سنجی) است. اما آنچنان که می‌دانیم این رویکرد‌ها تنها معطوف به مشاغل تکراری و استاندارد در دنیای صنعت و تولید است. توسعه و پیشرفت روز افزون و مداوم در فناوری‌های مختلف منجر به تغییر ماهیت کار و وظایف شغلی کارکنان گردیده‌است. این توسعه منجر به کاهش فعالیت‌های ساده و تکراری رایج در بنگاه‌ها و کارخانه‌های صنعتی است.

به واسطه تحولات فناوری و توسعه روز افزون؛ این شرکت‌ها بیشتر نیازمند کارگران و مهندسین دانشی هستند. به سبب آنکه در بستر توسعه فناوری مشاغل ساده و تکراری در صنایع به آدم‌واره‌‌ها[۱]متحول شده، تکنیک‌های متعارف در مهندسی صنایع و مدیریت صنعتی دیگر جوابگو این نوع مشاغل نیست. از این رو در فصل چهارم کتاب به بررسی راهکار‌های عملیاتی در مشاغل فکری با رویکرد رفتاری ‌پرداخته‌شد و در فصل پنجم به ارایه راهکار‌هایی در زمینه اولویت‌بندی وظایف در سطوح و ابزار‌های مختلف پرداخته‌است. در فصل ششم به بررسی مدیریت زمان در فعالیت‌های پروژه محور پرداخته‌است. در فصل هفتم نیز به ارایه راهکار‌های مدیریت زمان در بستر فناوری اختصاص دارد. در این بخش به معرفی نرم‌افزار‌ها و سخت افزار‌های عرضه شده در بستر فناوری اطلاعات و ارتباطات است. این خدمات عبارتند از سه طیف کلی نرم‌افزار‌های رایانه‌ای، امکانات تحت تارنماهای اینترنتی و امکانات تلفن همراه است.

 ۱- چیستی مدیریت زمان

۲-چرایی مدیریت زمان

۳- مدیریت زمان در مشاغل خدماتی

۴- مدیریت زمان در مشاغل پروژه ای

۵- مدیریت زمان در بستر فناوری